最懒进化

我们还会在邮件里“见字如面”吗

尊敬的老铁:
见字如面!

说起信件,很多人是来不及经历的。
在我的印象里,小时候总爱捣腾父亲的抽屉,不是看看里边还剩几毛钱,而是总试图翻看一些来自哥哥姐姐们的信 …

即便如此,我最终也没来得及给家里写过一封信。
唯一写过的“小情书”,岁月也早已模糊了字迹。

现在,随着电脑、手机的普及,我们之间的距离,在技术变革中拉近了许多,想起谁了,就可以任性的一个电话打过去,甚至视频啥的。
显然,即便信件已逐步地演变成了邮件,我们也只把邮件用在了一些公务上,譬如面试邀请、入职通知、工作汇报、合作事宜等。

邮件的烦恼

不知道你有没有收到过这样的邮件,邮件的标题是“你好!”。
看到这种邮件标题的时候,你一定和我一样,觉得这是漏网的垃圾邮件。不经意间,往下多瞄了一眼,看到那个名字跟你的很像,却又有个字不匹配,好奇之下,看到落款正是近日接触的某某。

有时候,我们说名字只是个代号,可是当别人把你名字都写错的时候,内心即便不会有万头“草尼玛”在奔腾,那,会不会对别人有种大打折扣的感觉呢?
是的,错别字在今天没有通假字一说!
所以,至少在对待别人身份特征的时候,请做到本该有的谨慎。如若不然,咱能不合作,就不要再合作了。

邮件的礼仪

我们这辈子会和很多人打交道,甚至有些人只会出现在邮件里。这个时候,你不一定非要把自己打扮得花枝招展,但是必须把自己收拾得干干净净。

简洁、干净,是基础,然后才是你的风格。
除了上面提到的错别字,邮件里还有标题的简要意图表明,轻松问候,分段,用词,署名,字体,颜色等,这些都是需要严苛的。

讲真,相比那些肆意或者不走心的邮件,好邮件自然需要多花一些时间和精力的。
只是我们的邮件往来,常常因为多了一分用心,才成全了彼此的信任,岁月也不会轻易被亵渎。
发邮件,我们是认真的。

好邮件如何炼成

那么,一份好的邮件,到底是如何炼成的呢?

1、正式的显示发件人姓名和总结性的标题

邮件接收者首先希望看到的是两样东西:你的姓名和邮件标题。
所以,好邮件的第一步,就是使用真名。当然,有时候也可以考虑把公司及职位一并声明。要注意的是,个性化、诗意化,尤其是二次元的名字,比如“最懒进化”可以用在你的 QQ 签名上,但是请不要用在商务邮件里。

然后,我们来看看标题。
用不到 20 个字,总结这次邮件的核心内容。什么“你好!”,“来自xx的我”,都不是好标题。好标题是这样的,“请审阅:X 公司关于 Y 活动项目上线计划”。

2、使用简洁大方的格式

简洁大方的邮件,才是我们想看到的。那么,什么叫简洁大方的邮件呢?

所谓的简洁大方,就是格式要让位于内容。
尽量少用不同的颜色、大小、字体、排版,更不要用背景图、甚至背景音乐来花饰你的“艺术邮件”。
在你眼里的花哨,在别人那里可能只剩下幼稚了。

真正高手的邮件,所有的字都是一个颜色,一个大小,一种字体,并只取用三种方式来排版:分段、缩进以及加粗。
这样的好邮件,分段负责了阅读逻辑,缩进负责了层次关系,加粗则负责突出重点。

3、逻辑清晰的正文

正文中,以称呼为先锋。在这里,老外喜欢称呼“Dear”,我们喜欢套用“尊敬的某某”。
开篇的第一句一般是问好,譬如“你好”、“见信好”等,如果是群发的话,一句“Dear all”意思意思也就差不多了。

问好之后,下面就是邮件正文了。
正文务必要分段,每段只讲一件事情。
每段的首句,是对整段概括。用小段,不要用大段;用短句,不要用长句;用简单的词,不要用复杂的词、多义词及网络流行语;能用 100 个字讲清楚的事情,就坚决不用 101 个字。

最后是结尾的部分。
邮件的结尾,需要总结邮件内容,强调收件人需要跟进的事情。
然后,就是“祝安好”之类的套话,并附上您的署名。

4、良好的发邮回邮习惯

点击发送邮件之前,我们还需要提前学会并善用抄送、密送,回复、全部回复,添加、删除、移动抄送者等这些功能。这些既展示你良好的发邮件习惯,还代表了你的职业化程度。
紧接着,再次检查标题、称呼、错别字、有没有忘了附件,然后再点击“发送”。

发邮件到收邮件的过程中,往往不可避免的是,需要使用 QQ、微信、电话提醒收件人及时处理。这大概也算是推动能力的一种,但是不宜过于频繁。

所以,我们收到邮件时要尽快回复,这不仅代表你的能力、效率,还有对他人的重视。
在群发邮件的来来回回中,时刻需要考虑是否影响到其他人,是否需要把一些人清理出讨论;如果讨论的主题发生变动,则需要考虑修改主题或重起一个新邮件,切忌文不对题的盖楼式讨论。

眼下,处理好邮件不见得是绝大多数人的需求。
但是,收发好一封邮件,见微处,看到的又怎能不是一片赤诚心意呢?

本文标题:我们还会在邮件里“见字如面”吗

文章作者:陈远琪 [vikey]

发布时间:2017 年 05 月 20 日 13:05

更新时间:2017 年 06 月 01 日 21:06

原始链接:http://blog.chenyuanqi.com/2017/05/20/Make-email-better/

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